Cómo escribir una carta paso a paso

La carta ha sido durante muchísimos años el único medio de comunicación a larga distancia que existía, pero la aparición de Internet y la digitalización lo han cambiado todo. Aunque ahora nos es rápido y sencillo escribirnos con las personas directamente a través de aplicaciones de mensajería instantánea, lo cierto es que es importante conocer cómo se escribe una carta.

A día de hoy siguen existiendo numerosos procesos burocráticos en los que vamos a necesitar de estos conocimientos para poder ponernos en contacto con empresas o entidades. Y es que, aunque Internet haya supuesto un cambio increíble en la forma de comunicación actual, sigue siendo indispensable el envío de cartas postales en muchas situaciones.

Si te ves en la necesidad de escribir una carta formal, a continuación, queremos hablarte precisamente de esto. Te contamos cuáles son las partes de una carta, qué se escribe en el sobre de una carta y cómo redactar una carta formal para que, si tienes que acudir a Correos a enviar una carta, te asegures de que has hecho todos los pasos de la forma correcta.

Partes de una carta

Como bien hemos comentado, Internet es muy útil para la mayoría de ámbitos, sobre todo informales, pero cuando queremos realizar diferentes peticiones o presentaciones formales, el medio más utilizado sigue siendo el medio escrito y, por lo tanto, el de las cartas. Aunque ahora el correo postal se entiende como un medio tradicional, también son muchos los casos en los que necesitamos escribir una carta, aunque sea para enviarla a formato digital.

Por este motivo, las partes de una carta formal siguen siempre una estructura muy concreta y que se diferencia de otros estilos. Para ello, vamos a tener que utilizar un tono de redacción adecuado y plasmar todos los datos tal y como te exponemos a continuación para asegurarnos de que la carta llega a su destinatario con el formato y el contenido que corresponde.

• Esto es lo que diferencia a una carta formal y, sobre todo, privada. Hablamos de los datos que se sitúan en la parte superior izquierda del documento y que incluyen siempre la información del remitente para que el destinatario conozca quién es el que le está escribiendo la carta. Aquí debemos de incluir en todo momento el nombre de la persona de la empresa, su dirección postal, el teléfono y el correo electrónico.
• Sobre todo cuando estamos enviando una carta por temas empresariales siempre resulta indispensable e incluir los datos del destinatario para que se envíe la dirección adecuada. Con ello bastaría con plasmar el nombre de la persona a la que va dirigida la carta, el cargo que ostenta en la empresa y la dirección.
• De una forma similar al membrete, esta se ubicaba en la parte superior de la carta, pero en el lado derecho debajo de la información del destinatario. Asimismo, se suele comenzar siempre con el nombre de la ciudad desde la que se escribe y a continuación el día al mes y el año.
• En este caso va a ser importantísimo utilizar un tratamiento de cortesía que encabece la carta. Suelen utilizarse expresiones como “excelentísimo”, “estimado” o “distinguido señor”. Esto nos ayuda a utilizar un protocolo de cortesía con el que seamos respetuosos y cordiales.
• Introducción. Lo que continúa sería la carta propiamente dicha, empezando por los motivos y exponiendo el motivo de dicha carta. Es importante, en este caso, tener en consideración de qué temas se va a tratar, si es un tema negativo o positivo y, por ello, la forma en la que se transmite el mensaje será esencial.
• Cuerpo del texto. Este se entiende como el apartado más importante de la carta y, por lo tanto, en el que se explique el motivo de dicha redacción. La extensión puede ser tan larga o corta como se considere, pero habrá que mantener el tratamiento de cortesía.
• Aquí es donde se plasma la despedida, aunque antes se recomienda siempre realizar un pequeño resumen en el que se explique el punto más importante tratado en la carta. Al igual que con la introducción, aquí también va a utilizarse un protocolo de cortesía como, por ejemplo, una expresión como “se despide”, “les saluda”, “atentamente” o “un cordial saludo”, seguido de nuestro nombre.
• Para cerrar la carta lo más adecuado es escribir el nombre completo y la firma para que el destinatario sepa que la persona que se dirige a él lo hace con respeto y profesionalidad. Si son asuntos empresariales, de nuevo, pueden incluirse el cargo de la persona que escribe.

Cómo escribir una carta formal

A la hora de escribir una carta formal son muchos los asuntos que tenemos que considerar, empezando por el hecho de si queremos que esta carta se escriba de forma manual o si vamos a realizarla a mecanografía. Una vez que tengamos esto claro, es importante, como ya hemos mencionado en el apartado anterior, que nos ciñamos a las reglas de la escritura de una carta formal, puesto que estas difieren mucho de las de una carta informal o una carta informativa.

De esta manera, el tono que se utilice a la hora de expresarnos va a ser esencial. Para ello, tendremos que tener en cuenta también si el escritor conoce o no al destinatario, puesto que en cada uno de estos casos habrá que tener una mayor o menor formalidad. El protocolo es imprescindible, y otro aspecto que tenemos que considerar es si vamos a referirnos al destinatario de tú o de usted.

Más allá de todo esto, a la hora de escribir una carta siempre vamos a tener que cuidar el ámbito de la ortografía y la gramática y tratar de presentar un texto lo más claro, limpio y eficaz posible. Esto ayuda no solo a causar una buena impresión, sino también a asegurarnos de que el mensaje llegue al lector de la forma correcta.

El texto propiamente dicho debe de transmitir el mensaje siempre con elegancia, profesionalidad y respeto, pero también sin un exceso de florituras que puedan entorpecer la lectura. Como hemos mencionado, el asunto del mensaje es la clave de la escritura de esta carta, así que nunca está de más escribir una breve introducción al inicio, explicar detalladamente el tema durante el cuerpo del mensaje y volver a resumir el asunto de la carta al finalizarla.

Qué escribir en un sobre de carta

Ahora bien, una vez que ya hemos terminado de escribir nuestra carta y nos hemos asegurado de que toda la información del interior es la correcta y la adecuada, debemos pasar al exterior. Todas las cartas se envían en un sobre, en el cual es igual de importante que se plasme la información del destinatario y del remitente para que uno pueda recibirla y, en el caso de que la carta nunca llegue a su destino, esta pueda devolverse.

Con todo esto, claro, existe una norma tácita a la hora de escribir en el sobre de las cartas. Cuando recibimos cartas al correo la mayoría de veces no nos fijamos en qué va escrito, pero a la hora de enviarla puede que nos surjan ciertas dudas. Por este motivo, a continuación, vamos a explicarte qué escribir en el sobre de una carta que queremos enviar por correo postal para que sepas cómo rellenar toda la información:

• La información del destinatario. Al igual que hemos expuesto todos estos datos en la carta, también vamos a tener que informar en el sobre para que la oficina de correos sepa a dónde enviar la carta. De esta manera, se dividirán los datos en cuatro líneas distintas: en la primera, se expondrá el nombre y los apellidos del destinatario; en la segunda, la calle con el número y el piso; en la tercera, el código postal y su localidad; y en la cuarta, el país, en el caso de que sea un envío internacional.
• La información del remitente. Ya hemos mencionado que esto es imprescindible para que si la carta no llega pueda devolverse y para que el que la recibe sepa quién se la envía. Se escribirá en el reverso del sobre la misma información que para el destinatario. Es importante tener en cuenta que si la carta es únicamente informativa se escribirá en la solapa del sobre, mientras que si hablamos de un paquete lo habitual es utilizar la esquina superior izquierda.
• El sello. El último de los apartados más importantes a la hora de escribir en el sobre de la carta es este sello. Su colocación será siempre en la esquina superior derecha del anverso del sobre o del paquete. Aun así, en la actualidad podemos encontrar muchos sobres y paquetes en los que el sobre se pone en cualquier zona. Lo esencial es que no moleste a la hora de leer la dirección.

Si has seguido todos los pasos que te hemos explicado a lo largo del artículo, entonces ya sabes cómo redactar una carta paso a paso y qué poner en el sobre para enviarla. Lo siguiente será acudir a tu oficina de correos y mandarla por correo postal y, en apenas unos días, el destinatario debería recibirla en la dirección acordada.

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